I) Analyse de l'organisation du travail administratif 1) Pourquoi? La mise en place d'une démarche d'analyse des activités administratives conduit souvent au repérage de problèmes ou de disfonctionnements. Qu'est ce qu'un problème dans l'administratif? Il faut différencier préoccupation et problème. Il y a un problème lorsqu'on constate un écart entre l'objectif fixé et la réalité. 2) Outils d'analyse a) Le diagnostic Les trois étapes d'un diagnostic sont: - L'analyse de l'existant: observer et repérer les points forts et les points faibles de l'activité analysée afin de caractériser d'éventuels dysfonctionnements - La recherche et la proposition de solutions: basé sur l'analyse précédente, permettant de dégager les grandes orientations. Analyse de l existant projet bts ag亚. - La planification des solutions les plus pertinentes: concrètement en considérant toutes les contraintes organisationnelles, financières et techniques. Le diagnostic se présente le plus souvent sous la forme d'un rapport adressé au chef d'entreprise.
Dans le cadre de votre projet (PDUC), vous devez réaliser un diagnostic partiel qui s'appuie sur des outils d'investigation: observation, entretiens, sondage clients, analyse de la concurrence, tableau de bord, sources documentaires … Les conclusions de vos investigations sont alors reportées dans la matrice SWOT. L'utilisation de la matrice dans le cadre de la résolution de problème Dans un premier temps on peut définir 4 principaux axes de développement: Dans un second temps on peut opter pour des stratégies croisées SO (Forces / Opportunités): je détecte des forces intéressantes que je peux associer à des opportunités de croissance Cette stratégie va utiliser les forces de l'entreprise pour saisir des opportunités externes. C'est la position rêvée bien sûr, les capacités et compétences de l'entreprise permettent de sauter dans le train des tendances et de profiter des évènements intéressants. Analyse de l existant projet bts ag plus. WO (Faiblesses / Opportunités) – Je combats mes faiblesses en profitant de certaines opportunités externes Cette stratégie a pour but d'améliorer ses faiblesses internes en profitant de certaines opportunités externes.
– Les menaces désignent des problèmes posés par une transformation de l'environnement qui peuvent détériorer la position de l'entreprise. La liste figurant dans chaque case de la matrice ne doit pas compter trop d'éléments (sans cela ce n'est pas une synthèse). En général, la liste comprend 3 à 5 éléments par case. Les listes sont classées. Les éléments les plus importants figurent en tête de liste. On peut également structurer la matrice en en là structurant. Exemple 1 de SWOT et exemple 2 de SWOT La mise en œuvre de la matrice SWOT Pour réaliser la SWOT, on peut réunir un groupe de travail composé de diverses personnes ayant chacune des domaines de compétence différents dans l'UC. Au cours d'une réunion, chacun propose son analyse et on réunit les idées dans une SWOT. Les différents items retenus peuvent ensuite être hiérarchisés et regroupés par famille. Bien comprendre la SWOT pour réussir son diagnostic. La réunion peut être préparée par l'envoi de ressources aux participants (sources documentaires, rapports d'étude, benchmarking …) ou au contraire s'appuyer sur la spontanéité et la créativité.