Dès lors, le syndic en ligne se charge des opérations suivantes: suivi administratif assurance de l'immeuble collecte des charges de copropriété recouvrement des impayés (avis de courrier et mise en demeure) aide à l'organisation d'assemblées générales (avec envoi des convocations et de l'ordre du jour) animées par le conseil syndical gestion financière et comptabilité supervision du compte bancaire rappel à l'ordre des copropriétaires ne respectant par le règlement de copropriété Par ailleurs, un syndic en ligne doit impérativement proposer un système extranet dédié à la copropriété. Ce dernier sera alors doté à la fois d'informations permettant de guider les copropriétaires volontaires et le conseil syndical dans leurs missions, mais aussi d'outils pour y parvenir. Sur cette base en ligne, il est alors possible de consulter nombre de documents relatifs à la copropriété. Le panel de ces documents consultables est plus ou moins étendu selon que la personne qui consulte est un simple copropriétaire ou un membre du conseil syndical.
Quels sont les avantages du syndic en ligne? Les arguments des syndics en ligne reposent généralement sur une plus grande souplesse de gestion, et des tarifs très concurrentiels. Un syndic moins coûteux Le recours systématique aux moyens numériques entraîne automatiquement des frais de gestion et des honoraires bien moins coûteux que ceux pratiqués par les syndics professionnels traditionnels. Plus de réactivité Le syndic en ligne propose aux copropriétaires de réaliser toutes leurs démarches en ligne, via leur site web ou via une application, promettant une réponse plus rapide (par mail ou par téléphone) que les syndics traditionnels, souvent réputés injoignables.
Syndic en ligne: quel prix? Par l'absence de présence physique et de déplacements, les tarifs des syndics en ligne sont très compétitifs. Ils pratiquent, en général, des tarifs au forfait, qui se situent en moyenne entre 80 et 120€ TTC annuel pour un lot (à partir de 9, 90€ par lot et par mois), avec des forfaits dégressifs au-delà d'un certain nombre de lots. Toutefois, ce tarif forfaitaire de base n'inclut, en principe, que les actes courants. Ainsi, beaucoup de prestations facturées en option font augmenter le coût global de façon importante. Or, certaines options, selon la configuration de la copropriété, peuvent s'avérer nécessaires. Avant de s'engager avec un syndic en ligne, les copropriétaires ont donc intérêt à bien lire le contrat, les conditions générales et autres annexes relatives à celui-ci. Quels sont les inconvénients du syndic en ligne? Le fonctionnement à distance du syndic en ligne peut constituer une réelle contrainte ne facilitant pas le quotidien des copropriétaires.
Les locataires et les personnels ne peuvent donc pas faire partie de ce syndicat. Le syndic, à ne pas confondre avec le syndicat de copropriété, d'un autre côté, est le représentant du syndicat de copropriété. La mission principale du syndic de copropriété en ligne est avant tout de veiller à ce que l'immeuble soit conservé, sur tous les aspects. La loi stipule également que le syndic est la personne en charge qui agit d'agir en faveur des améliorations pour la copropriété. Le syndic en ligne effectue le travail opérationnel et administratif. Les tâches et responsabilités d'un gestionnaire de copropriété sont spécifiques, mais non moins importantes que celles des administrateurs, notamment les membres du syndicat. Ce rôle va de l'administration de l'immeuble (les entretiens, les réparations, les travaux, etc. ), en passant par les aspects juridiques et les paperasses de votre copropriété et les aspects financiers et tout le reste. Exemples de tâches prises en charge par le syndic Acheter des matériaux pour la copropriété, comme des produits de nettoyage et de bazar, par exemple; Rédiger et diffuser des communications internes, des circulaires, des invitations, des avis et d'autres formats et véhicules de communication; Lancer des campagnes de sécurité, de santé et d'environnement, telles que la prévention et la lutte contre la dengue et les incendies ou la collecte sélective; Gérer les comptes recevables et payables; Coordonner le travail des autres employés, tels que les concierges, les concierges, les nettoyeurs, etc.
Ce contrat vient grandement simplifier la mise en concurrence des prestataires. Parfaitement rodés au digital, les syndics en ligne, contrairement à certains syndics professionnels, proposent des services dématérialisés bien pensés. Par contre, il s'agit d'un service de type "low cost". Cela signifie que, en cas de problème, il n'est pas prévu que le syndic se déplace, à moins de souscrire une option pouvant alors alourdir sérieusement le budget initial. Ce sont principalement les copropriétés de petite taille qui sont visées par les syndics en ligne. En effet, ces derniers peuvent être efficaces pour des structures allant jusqu'à 29 lots, mais il est plutôt conseillé de se tourner vers un syndic professionnel à partir de 20 lots. En outre, le choix d'un tel syndic doit être bien réfléchi en amont car il ne pourra réellement bien fonctionner que dans une copropriété où chacun s'accorde (les problèmes de mésententes entre les différents copropriétaires pourraient créer de gros dysfonctionnements).
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